Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização de processos administrativos, obrigações acessórias e de colaboradores. Todos os processos não operacionais de uma empresa e/ou grupo empresarial, que normalmente não faz parte de seu core business.
A Ferrari, Rocha tem estrutura organizacional e tecnológica para executar serviços de contabilidade, impostos e rotinas do departamento fiscal, folha de pagamento e pessoal, rotinas dos departamentos - financeiro e de controladoria - e outros serviços administrativos. O processo de terceirização contempla uma série de vantagens para o grupo empresarial ou até mesmo a micro empresa. Com a terceirização implantada ela não precisa dispor de espaço físico administrativo, não precisa investir em capacitação profissional, e outros recursos próprios necessários para atender todas as necessidades administrativas que uma empresa demanda, assim a direção da empresa pode se concentrar nas atividades operacionais do negócio.
PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO
Para cumprir os objetivos dos serviços de outsourcing, a Ferrari Rocha desenvolveu uma metodologia, cujo processo integra três fases.
FASE I – DIAGNÓSTICO
Esta fase do processo fornece a estrutura organizacional e os processos internos correspondentes a cada segmento empresarial e inclui, normalmente, os passos relacionados a seguir:
Entendimento da Empresa
Detecta as áreas críticas, questões e desafios que afetam os processos que estão sendo terceirizados.
Análise de Processos
Entendimento dos processos que estão sendo considerados para terceirização. A análise inclui considerações sobre as interfaces que as funções e os processos terceirizados possam ter com as demais áreas da empresa. Com base nas informações coletadas teremos:
– Entendimento da estrutura administrativa;
– Níveis de volume de transações esperados;
– Requisitos básicos de conformidade;
– Nível de aprovações;
– Indicadores de desempenho.
Determinação das regras de negócio que regem o desempenho dos terceirizados. Controles, políticas, requisitos legais, requisitos de relatórios financeiros, relatórios de terceiros e relatórios da diretoria.
Definição clara dos papéis e deveres do fornecedor terceirizado, controles internos, manutenção de uma política e processos internos.
Os procedimentos de comunicação e protocolos são também definidos nesta etapa.
Estrutura de suporte
Determinação da estrutura e localização de pessoal, provisões de ativo fixo e sistemas, considerações sobre despesas gerais.
Plano de trabalho para a transição.
Determinação dos próximos passos, desenvolvimento do projeto e cronograma de transição/plano de ação.
FASE II - TRANSIÇÃO
Durante esta fase, é implantado o plano de trabalho para a transição, com a customização, nos sistemas de tecnologia dos parceiros da Ferrari Rocha, dos processos e serviços terceirizados.
FASE III - CONTINUIDADE
Nesta fase, assumimos a responsabilidade pelos processos e execução dos serviços terceirizados. Outras funções a serem executadas durante esta fase incluem:
– Monitoração da conformidade com os compromissos de entrega;
– Emprego de técnicas de melhoria contínua;
– Treinamento e ferramentas de medição de desempenho;
– Monitoração, manutenção e atualização de soluções tecnológicas.
